Если вы работаете в какой-либо компании и хотите, чтоб о ее деятельности как можно подробнее узнала общественность, то один из самых эффективных способов это сделать — связаться с журналистами. Но работники СМИ, как бы громко не звучали их прозвища – «акулы пера», «четвертая власть», не могут осветить о вашей компании много информации, если вы сами ее любезно не предоставите. Специально для общения с журналистами и были созданы пресс-конференции. Важнейшая задача это, конечно, аренда конференц залов, но для проведения пресс-конференции нужен определенный повод. Собрать журналистов только для того, чтобы мило побеседовать и попить чай с бутербродами – этого не достаточно. А вот если ваша компания – новичок, или, наоборот, вы давно зарекомендовали себя на рынке конкурентов и хотите отчитаться в проделанной работе за определенный промежуток времени – то вперед, созывайте журналистов! А на счет чаепития, то это не ирония – на пресс-конференциях, действительно, устраивают банкеты. Продукты питания могут быть самые разнообразные, в зависимости от доходов вашей компании ну и, конечно же, от вашего гостеприимства. Ну а теперь перейдем к более подробной инструкции – как подготовить и провести пресс-конференцию.
На пресс-конференции с вашей стороны должны быть представлены 2-3 человека, которые наиболее компетентны в теме, освещаемой на встрече с журналистами. Помимо них, должен быть ведущий и пресс-секретарь. Ведущий ответственен за торжественную часть конференции — открытие, представление участников, закрытие и т.д. Пресс-секретарь также может участвовать в разговоре, и он направляет ход беседы, следит за тем, чтобы не возникало затяжных пауз, а также контролирует соблюдение регламента пресс-конференции. Если вы решили принимать участие в конференции, то будьте готовы к любым вопросам, даже самым каверзным. Лучше заранее продумать, о чем вас могут спросить и что вам лучше всего ответить.
Пресс-конференцию лучше всего проводить в начале недели, когда журналисты не слишком загружены работой. Когда вы решите подготовить и провести пресс-конференцию, начните свою работу с написания пресс-релизов. Их нужно разослать в СМИ. В пресс-релизе укажите дату, время, место проведения конференции, а также вопросы, освещаемые на ней. Еще необходимо оставить свой контактный телефон.
Что касается места проведения, то его нужно оборудовать для проведения пресс-конференции. Подготовьте таблички с именами участников, позаботьтесь о том, как можно показывать слайды. Распланируйте куда вы усадите всех гостей, а также определите место для стола регистрации, за которым будет сидеть человек, записывающий данные журналистов и время выхода в печать материала. Подготовьте раздаточный материал: дополнительные сведения, статистические данные, цитаты. Не забудьте о техническом оснащении зала: микрофон, колонки, удлинители и пр.
© Текст: Маргарита Герговская,
специально для женского журнала Lady Boss
Опубликовано в рубрике 
