«Что-то много требуют они за свет! – не успев переступить порог квартиры, возмущается муж с бланком в руках. – Мы же в прошлый раз заплатили за два месяца вперед!». «Так и есть! – киваете вы, пытаясь вспомнить, в какой из бокалов в серванте месяц назад впопыхах сунули оплаченные квитанции, надеясь чуть позже переложить их в другое место.
Удобная система хранения документов и прочих бумажек поможет сберечь не только сами документы, но и ваши нервы. К тому же у бланков и справок есть и свой срок «годности», отследить который в несистематизированном архиве – дело сложное и нудное. Так что, если однажды в поисках гарантийного талона на морозилку вдруг обнаружите инструкцию к маминой стиральной машине, купленной ею в далекой молодости, – это еще одна причина пересмотреть схему документооборота в домашней канцелярии.
О папках и VIP-коробке
«Складирование» документов в одной коробке – не лучший вариант. Чтобы отыскать нужную бумажку, придется перебрать и перечитать каждую. Логичнее воспользоваться современными контейнерами для хранения бумаг – всевозможными папками на кольцах с прозрачными файлами, папками с карманами, папками-конвертами и т.д. С ними «разборка» превращается в приятное занятие, а поиск нужного сводится к паре минут.
Прежде чем приступать к сортировке, вспомним бабушкин наказ: все самые необходимые документы должны лежать вместе, чтобы в случае опасности можно было бы их схватить и выбежать из дома. Речь идет о паспортах, свидетельстве о рождении детей, дипломах об образовании, документах о собственности на квартиру и земельный участок, страховках. В идеале этот комплект лучше держать в несгораемом сейфе, но подавляющее большинство обходится жестяной коробкой формата А-4, которая всегда под рукой.
Будьте в теме
Бумаги в каждом доме распределяют и хранят по-разному. Одни заводят папки с внутренними карманами на каждого члена семьи, в них хранят все, что касается именно этого человека – от медицинских карт до чека на ботинки. Такие же папки заводят для «общих» дел – то есть для всего, что касается оплаты ЖКХ, услуг, кредитов, чеков, инструкций и гарантий на крупные покупки, машину, дачу и т.д.
Другие систематизируют архив по темам, например, – «договоры», «медицина», «гарантии», «свет», «телефон», «квартплата», «машина».
Хотя срок хранения некоторых справок и квитанций – три года, выбрасывать их ни до, ни после его истечения не стоит. Могут пригодиться. Известны случаи, когда пожелтевшие квиточки десятилетней давности помогали выиграть дело в суде. Но чтобы они не мозолили глаза и не путались с квитанциями текущего года, поместите их в отдельную папку или коробку-архив.
Корешки квитанций на свет и телефон удобнее хранить в почтовых конвертах. Или перед тем, как подшить в папку, наклеить за уголок по несколько штук на лист писчей бумаги формата А-4. Так легче будет найти нужную квитанцию и следить за своевременной уплатой.
Очень полезная папка – «копии». Каждый документ лучше иметь в двух экземплярах, чтобы при надобности не метаться по району в поисках ксерокса.
Анализ – тоже документ
И медицинских документов, как это ни грустно, с каждым годом становится все больше. Заведите себе за правило сканировать (ксерокопировать) каждую страничку из медкарточек, хранящихся в поликлинике, а также результаты анализов, кардиограммы, выписки о прививках, справки из больниц и скорой помощи. В любой момент вы сможете предъявить их врачу, чтобы тот мог сравнить с новыми данными или подобрать вам лечение и лекарства, с учетом знаний о том, что и когда уже применялось.
Аннотации на имеющиеся в домашней аптечке лекарства обычно теряются. Что недопустимо, ведь дозировка даже известного вам лекарства, того же супрастина или анальгина, может меняться в зависимости от возраста, веса и состояния каждого члена семьи.
Есть два варианта привести аннотации в порядок. Самый простой – сложить их в папку-конверт или, разложив по прозрачным файлам, систематизировать с помощью скоросшивателя. Более сложный, но, как показывает практика, удобный вариант – цифровая обработка. Аннотации можно либо найти в интернете, либо оцифровать с помощью программ распознавания (FineReader), после чего в текстовом редакторе выделить основные моменты так, чтобы необходимая информация сразу бросалась в глаза. Останется лишь распечатать и вложить в папки с файлами, разбив содержимое на разделы. В этой же папке можно разместить информацию об оказании первой помощи, проиллюстрировав ее. Такой справочник лучше хранить рядом с аптечкой.
Инструкция к инструкциям
Самыми объемными и неудобными для хранения оказываются инструкции к бытовой, аудио-, видео– и фототехнике. Не церемоньтесь с ними – безжалостно вырывайте страницы на русском языке, а остальное выбрасывайте. Удобно завести отдельные папки для документов на предметы интерьера и технику, находящиеся на гарантии и для тех, где этот срок истек. Причем товарный чек, гарантийный талон и инструкцию лучше держать вместе. Снабдите файл, в котором они находятся, титульным листом, указав на нем дату окончания бесплатной гарантии. Это не только избавит вас от необходимости отыскать ее на быстро выцветающем чеке, но и облегчит поиск самих документов. Как только срок вышел – можно переложить инструкции в другую папку, отправив, ставшие ненужными чек и талон, в мусорное ведро.
Оцифруем?
Еще один источник бумажных завалов, которые жаль выбрасывать (вдруг когда-нибудь пригодятся!) – всевозможные проспекты и буклеты, принесенные с выставок, вырезки из газет и журналов. Чтобы избавиться от гор этой макулатуры, можно, как и в случае с аннотациями на лекарства, воспользоваться высокими технологиями, то есть отсканировать наиболее ценные, а оригиналы – эти накопители грязи и пожиратели пространства – выбросить.
Вообще, владельцам компьютера есть смысл сделать дублирующий электронный архив всех имеющихся документов. Появится возможность при случае их распечатать и переслать по Интернету, а так же их гораздо легче будет восстановить в случае утраты или порчи.
Газета "Квартирный ряд"
Опубликовано в рубрике 
