«Я ничего не успеваю». «Мне ни на что не хватает времени». «Уже час дня, а я еще ничего не сделала». Каждый день мы произносим десятки подобных фраз. Нервничаем, суетимся, задерживаемся на часок-другой по вечерам, берем работу на дом, и даже в выходные дни нас не покидают мысли о том, что мы не все успели сделать за неделю. «Господи, ну почему время летит так быстро?» — вздыхаем мы…
Действительно, большинство из нас трудится в достаточно напряженном ритме, решая множество самых разных задач, и часто рабочего дня для этого просто не хватает. Как мы поступаем в таком случае? Увеличиваем его продолжительность, задерживаясь на службе или доделывая что-то дома по вечерам. Впрочем, есть и другой вариант: «повисшие» дела можно оставить за порогом офиса, втайне надеясь, что они «рассосутся» сами собой. В первом случае мы рискуем заработать стресс или нажить синдром хронической усталости с неизбежной апатией и безразличием ко всему окружающему. Во втором — попросту потерять работу. К тому же в любом случае нами будут недовольны окружающие: в первом — родственники, друзья и знакомые, которым некогда уделить внимание, во втором — начальство и коллеги. Вряд ли мы, устраиваясь на работу, намереваемся нажить кучу психологических проблем и испортить отношения со всем миром. Напротив, мы хотим стать классными специалистами, сделать блестящую карьеру, получать хорошую зарплату и возвращаться домой вовремя, с хорошим настроением и ощущением собственной значимости. При этом мы редко задумываемся о том, какой преградой на пути к этим целям может стать неумение грамотно распоряжаться своим временем.
Что же делать, чтобы рабочие часы расходовались рационально?
1. Планируйте свою работу. Четкое представление о том, что вы должны сделать за тот или иной период (день, неделю, месяц), — первый шаг к грамотному распределению рабочего времени.
Что делать?
Регулярно анализируйте состояние ваших рабочих дел: что уже сделано, что находится «в процессе», что еще предстоит и укладываетесь ли вы в сроки. Имеет смысл составить два списка дел — по важности и по срочности — и действовать в соответствии с ними. Это поможет вовремя выполнять важные дела и не упускать из виду менее значительные, но срочные.
Заведите ежедневник и выработайте привычку расписывать каждый рабочий день по часам. Четкий график поможет вам стать более собранной и организованной.
2. Устанавливайте для себя реальные сроки. Если мы не укладываемся в отведенный срок, то начинаем нервничать, торопиться, допускать ошибки, что-то переделывать — в итоге времени уходит гораздо больше, чем ожидалось.
Что делать?
Прежде чем приступать к работе, оцените свои возможности, определите степень загруженности другими делами, вспомните, сколько времени вы обычно тратите на выполнение подобных заданий, учтите возможность переделок, «накладок» и непредвиденных обстоятельств. Это позволит вам установить более или менее реальный срок.
Если условия диктуются вам извне, проделайте те же шаги и поделитесь своими соображениями с начальством или партнерами. Лучше сразу предупредить о невозможности уложиться в поставленный срок, чем потом краснеть за невыполненную работу.
3. Не пытайтесь делать несколько дел одновременно. Психологи полагают, что женщины в большей степени, чем мужчины, обладают этим «даром Юлия Цезаря» и стремятся активно пользоваться своим преимуществом. Иногда нам даже удается «убить всех зайцев» и эффективно решить поставленные задачи. Но чаще бывает наоборот.
Что делать?
Не беритесь за новое дело прежде, чем закончите предыдущее.
Если вы решили, что делать несколько дел одновременно вам по силам, распределите их по степени важности, а затем прикиньте, выполнение каких заданий можно объединить. Исходя из этого и приступайте к работе.
Определите, над какими задачами нужно сосредоточиться полностью, а какие можно делать попутно с другими (например, просмотреть деловую корреспонденцию или газеты можно во время перерыва на чай).
4. Научитесь отказываться от лишних дел. Часто мы беремся за дополнительную работу лишь потому, что не можем отказать предложившему ее человеку или боимся упустить шансы, которые нам, возможно, предоставятся после ее выполнения. Это происходит потому, что нам не всегда удается четко определить свои приоритеты и перспективы. Кроме того, мы нередко боимся делать ответственный выбор, предпочитая нагружать себя дополнительной и часто ненужной работой.
Что делать?
Задумайтесь, что принесет вам выполнение лишней работы и что произойдет, если вы от нее откажетесь. Если «за» говорят лишь ваше нежелание обидеть коллегу или некая неопределенная выгода в будущем, то, скорее всего, от такой работы лучше отказаться.
Научитесь доброжелательно и вместе с тем решительно говорить «нет» коллегам и партнерам. Это позволит вам сохранить с ними хорошие отношения и в то же время отучит их «сбрасывать» на вас лишнюю работу.
Если у вас все же возникает легкое сомнение в правильности такого отказа, постарайтесь оставить человеку возможность обратиться к вам повторно.
5. Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня. Проволочки отнюдь не решают проблему нехватки времени. Напротив, они ведут к накоплению кучи дел, которую вам так или иначе придется «разгребать» в будущем. Чаще всего мы откладываем выполнение неприятных или достаточно сложных дел — за них попросту не хочется браться. Но задержка в данной ситуации идет только во вред.
Что делать?
Начинайте каждый рабочий день именно с тех дел, которые вам больше всего хочется отложить: после того, как вы покончите с трудной проблемой, решение повседневных вопросов покажется вам более легким и простым, чем обычно.
Придумайте себе маленькие поощрения за каждый такой «подвиг»: например, пирожное или десятиминутный разговор с подружкой.
Если бороться с отсрочками все же трудно, проявите творческий подход. Например, разделите работу на несколько этапов и заставьте себя ежедневно выполнять хотя бы один из них. Это поможет вам развить в себе обязательность и последовательность.
6. Обеспечьте порядок на рабочем месте.Каждой из нас случалось потратить энное количество времени на розыски невесть куда подевавшегося документа или книги, а уж постоянные поиски карандаша или ручки — для многих дело привычное.
Что делать?
Выработайте приемлемую для себя систему. Возьмите за основу два принципа. Первый: у каждого предмета должно быть свое место. Даже если какие-то бумаги не задерживаются на вашем столе дольше, чем на сутки, для них должна быть заведена отдельная папка. Второй: определите, насколько часто вам бывают нужны те или иные вещи. Например, бумаги, которые необходимы вам регулярно, должны лежать «под рукой»; те, к которым вы обращаетесь от случая к случаю, можно положить в ящик стола; а для документов и книг, с которыми работаете редко, найдите особое место — в шкафу, на полочке.
Выделите в своем графике время, которое вы посвятите наведению порядка на рабочем месте. Если проводить «чистку» регулярно, больше получаса она не займет, а времени в процессе работы сэкономит гораздо больше.
7. Ограничьте разговоры по телефону. Телефон — коварное изобретение. Иногда в одном звонке заключен смысл всего рабочего дня. Однако пустые переговоры с партнерами и беседы с друзьями, родственниками и знакомыми отнимают уйму времени. Редкая женщина, обращаясь, пусть и по делу, к хорошим знакомым, ограничится изложением одной лишь сути своего звонка. Как правило, разговор начинается с расспросов о здоровье, личной жизни, общих знакомых, а к делу собеседники переходят лишь спустя несколько минут.
Что делать?
Проанализируйте свои телефонные разговоры в течение рабочего дня. Как часто вы разговариваете? Чаще вы звоните сами или же звонят вам? Как долго в среднем длится одна беседа и сколько минут из общего числа тратится на обсуждение несущественных деталей? Отметьте также, кто обычно первым завершает разговор: вы или ваш собеседник. Это поможет вам понять, отнимает ли у вас телефон больше времени, чем нужно, и если да, то почему это происходит.
Старайтесь сводить к минимуму вводную часть беседы. Одного общего вопроса: «Как ваши дела?» или «Как здоровье?» вполне достаточно. Если вы давно не общались с человеком, договоритесь созвониться после работы.
Научитесь вовремя прекращать разговор. «У меня срочная работа», «Меня ждут посетители», «Я не могу долго занимать телефон» — эти простые и действенные фразы позволят вам не обидеть собеседника. Желая закончить разговор с родственниками или друзьями, можно сослаться на то, что вас вызывает начальство или пришел важный клиент.
И последнее.
Право распоряжаться своим временем принадлежит только вам, и в ваших силах заставить время работать на вас — а не против, как это часто бывает!
Опубликовано в рубрике 
