Не правда ли, знакомая ситуация? Сколько раз, когда вам срочно необходимо найти нужный документ, вы проклинали свою неорганизованность и зарекались выкинуть горы ненужных бумаг, которые захламляют ваш стол? Однако эти периодические «чистки» приводят лишь к временному результату. Уже через неделю вы в который раз убеждаетесь, что засилье бумажного хлама неистребимо.
Оптимизируем и упорядочиваем бумажные документы
По статистике бумажная работа занимает у управленцев не менее 50% рабочего времени. Фактически, если суметь более рационально организовать работу с бумагами, можно реально повысить производительность труда без необходимости задерживаться после работы или брать работу на дом.
Начинать оптимизацию бумажной работы стоит с правильной организации рабочего пространства.
В большинстве кабинетов стеллажи с документами находятся в противоположных углах комнаты. В этом случае неизвестно, что более рационально: хранить рабочие документы на специальных стеллажах, и постоянно к ним бегать или оставить все необходимое под рукой на столе и путаться в кипах бумаг. Отсюда вывод: если ваша деятельность связана с необходимостью постоянного обращения к различным документам, просто поставьте шкаф для документов рядом с вашим креслом. Поверьте, производительность возрастет в десятки раз!
Для удобства хранения документов можно завести глубокие ящики (аналог банковским), в которых документы размещены вертикально, и поиск производится по подписанным корешкам файлов. Такая система хранения документов наиболее широко распространена на западе.
Очень удобны для работы со срочными документами настенные карманы для документов. У секретаря они могут использоваться, например, для сортировки входящей и исходящей корреспонденции. Для хранения справочной литературы или нормативных актов, к которым часто приходится обращаться, можно прибить над столом навесную полку. Для хранения личных вещей используйте напольные ящики. Если вы отслеживаете специализированные издания, приобретите держатель для журналов – он не только сэкономит место, но и позволит систематизировать периодику.
Итак, рабочее пространство организовано оптимально – пора переходить к систематизации документов.
Начнем с ненужного. Без сожаления избавьтесь от рекламных буклетов (если вы захотите купить электрическую плиту, то, скорее всего, позвоните в справочную, а не будете искать в своем столе рекламный буклет производителя), старых газет и журналов, копий документов (если у вас есть оригиналы), старых отчетов и черновиков писем и предложений.
Для оставшихся документов заведите специальные папки. Присваивая папкам то или иное название, подумайте, в каком контексте вам может понадобиться этот документ. Если бы вам нужно было его найти, в каком разделе вы стали бы его искать? Давайте папкам достаточно конкретные, но при этом емкие названия. Так отчет о продажах керамической плитки за октябрь, например, стоит поместить в папку «отчеты о продажах (октябрь)» или в папку «продажи керамической плитки 2003 г.», но никак не в специальную папку «отчет о продаже керамической плитки за октябрь».
Консультант по вопросам организации времени Джулия Моргенстерн рекомендует рассортировать еще и папки по категориям. Для простоты поиска папки с документами, относящимися к финансам, например, могут быть зеленые, с документами по рекламе и маркетингу – красные, персоналу – синие, развитию компании – оранжевые и т.п. В этом случае цвет папки будет определенным индикатором ее содержания, что также значительно упростит процесс поиска необходимой информации.
Скорее всего у вас останется ряд документов, которые вам в принципе не нужны, но возможно когда-либо понадобятся. В этом случае составьте перечень этих документов, а сами папки снесите в архив.
Итак, все документы пересмотрены и разложены по соответствующим папкам. Прежде чем разместить их на стеллажах, составьте полный перечень названий папок с учетом соответствующей категории (цвета).
На этом работу по систематизации деловых бумаг можно считать завершенной.
Однако, чтобы существующий порядок сохранился, необходимо выработать единую методику работы с документами и в будущем ее неуклонно придерживаться.
Удобной, на наш взгляд, представляется методика работы с документами Маршалла Кука «принцип одного касания».
Руководствуясь этим принципом, вы должны, получив документы, сразу решить, что с ними делать: прочитать, ответить, делегировать, выбросить. Если входящее письмо или запрос требует короткого ответа – сразу же отвечайте на него.
Специалисты рекомендуют завести правило держать под рукой три папки: СДЕЛАТЬ, ПРОЧИТАТЬ, СОХРАНИТЬ. Это позволит проводить первоначальный фильтр документов. При этом к каждому документу из папки сделать рекомендуется прикрепить цветной листок с пометкой, что именно и к какому сроку нужно выполнить (или надписать карандашом на полях). Таким простым способом уже на начальной стадии знакомства с документами вы сможете определить приоритетность дел.
Если же вам сложно сразу решить, стоит выкинуть этот документ или его оставить, отложите его в отдельную папку. В конце недели все собранные в этой папке документы пересмотрите – скорее всего, вы уже сможете определиться, что с ними делать.
И перед тем как перейти к проблеме сортировки документации на компьютере последняя рекомендация: раз в полгода или год необходимо проводить генеральную ревизию документов. Ото всех ненужных и устаревших документов стоит избавляться без сожаления. Хорошим подспорьем в этом случаем является «тест карандашных точек», предложенный все той же Джулией Моргенстерн. Суть его в следующем: заведите за правило, каждый раз, когда берете в руки какую-либо папку с документами, ставьте вверху на обложке карандашом точку. Через год, просматривая папки, автоматически выбрасывайте те, не которых не окажется ни одной точки.
Итак, с бумагами мы разобрались, самое время добраться до компьютерных файлов.
Упорядочиваем и оптимизируем компьютерные файлы
Поскольку, в отличие от бумажных носителей, информация на компьютере не занимает ценные квадратные метры рабочего пространства и при этом имеет свойство накапливаться до бесконечности (ну или почти до бесконечности), то руки до ее систематизации доходят только тогда, когда ее объем превысил критическую массу и легче «грохнуть» весь диск, чем разобраться в километрах хранящихся в памяти компьютера файлов.
И все же давайте вдохнем поглубже и попробуем сделать невозможное. Для начала воспользуемся великолепным свойством компьютерного сортировщика и отберем все документы, которым больше года. В идеале их стоит переписать на отдельный CD-диск и удалить из памяти. С ними вы разберетесь позднее. Если у вас не установлен пишущий cd-ром, то вынесите все старые файлы в одну директорию и забудьте о них на время.
Теперь просмотрим оставшиеся документы. Рассортируйте их по датам «от настоящего к прошлому» и начинайте просматривать, начиная с файлов, сохраненных последними, а значит, самых актуальных.
Главный вопрос, на который вы должны себе отвечать, просматривая каждый документ, действительно ли мне он необходим. Без раздумий удаляйте черновики документов, пустые папки и файлы, одинаковые документы с разными именами и просто файлы с устаревшей информацией. Если сомневаетесь, пригодится ли вам документ, – отправьте его в специально созданную папку. Позже вы примете окончательное решение в отношении них, а сейчас главное не останавливаться и продолжать сортировку документов.
Также рекомендуется удалять документы, оригиналы которых хранятся у вас в распечатанном виде. Зачем перегружать компьютер копиями, если вам когда-либо понадобится этот документ, всегда есть сканер.
Как и в случае с систематизацией бумаг, главное — правильно озаглавить папки, в которые вы будете складывать файлы. Названия папок должны максимально четко и однозначно отражать суть собранной информации. Кстати, названия файлов в идеале также должны понятно отражать их содержание. Да вы, наверное, и сами об этом уже догадались, нервно открывая очередной файл под таинственным названием «документ5». По крайней мере, теперь вы знаете о важности понятного названия для каждого файла.
Итак, вернемся к систематизации по папкам. Важное замечание: для удобства работы с документами настоятельно рекомендуем группировать файлы одной тематики, а не способа или источника получения. Другими словами, появление папок «факсы», «электронная почта» и «служебные записки Иван Иваныча» особой систематизации в ваши документы не внесут и поиск нужной информации не облегчат.
И еще одно замечание. В отличие от подхода к сортировке бумаг, где особая детализация тем и появление большого количества папок с несколькими документами не поощрялась, при систематизации компьютерных файлов рекомендуется создание такого количества папок, которое позволит разложить собранные документы не только по общим темам, но и по разделам и подразделам.
И, кстати, если при сортировке бумаг мы рекомендовали всегда учитывать дату создания документа, чтобы не перебирать кипу устаревших бумаг, то в случае компьютерной систематизации время создания документа перестает иметь критическое значение (еще раз спасибо сортировщику!) для создания отдельной папки.
Итак, все документы, наконец, разобраны. Теперь осталось объединить полученные папки между собой в зависимости от направления деятельности (финансы, маркетинг, персонал и т.д.).
Если все основные папки с документами вы решите держать на рабочем столе, то стоит подобрать им соответствующие и (главное!) яркие иконки. Это не только сэкономит вам несколько секунд на поиск нужной папки, но и поднимет настроение.
И последнее, для того, чтобы подобные «чистки» вам в будущем приходилось делать все реже, возьмите за правило сразу сортировать все входящие и вновь созданные документы. Особенно это касается электронной почты, которая является одним из основных источников «мусора», захламляющего компьютер. Обязательно установите фильтры на входящую почту, чтобы исключить СПАМ. А с полученными письмами поступайте так же, как и с любым входящим документом: ответьте, сохраните, распечатайте или удалите.
Источник: bt-lady.com.ua
Опубликовано в рубрике 
