Профессия секретаря-референта известна каждому. Но, благодаря устоявшимся стереотипам, многие думают, что все обязанности секретаря сводятся к умению подать кофе, а требования к соискателям — это длинные ноги. Но в наше время только очень ограниченные люди могут так думать. Профессия секретаря-референта требует многих знаний, умений, навыков и доступна далеко не каждому. Об основных обязанностях секретаря-референта и сложностях его работы расскажет вам LadyBoss.
Одна из основных сложностей, с которой сталкиваются те, кто хочет работать в этой профессии — это не очерченный четко круг обязанностей. Обязанности варьируются в зависимости не только от сферы деятельности предприятия, но и от личности руководителя. Причем, эта работа, как никакая другая зависит от графика работы руководителя, и рабочий день, как правило, не нормирован.
Главным требованием к кандидатам является, прежде всего, безукоризненная грамотность. Недостаточно иметь на полках все словари, следует «держать их в голове»: абсолютно правильно писать и говорить на государственном и иностранных языках. Кроме грамотности, секретарь должен отлично владеть компьютером, быть хорошо воспитанным и знать правила этикета, быть аккуратным и пунктуальным.
Круг ответственности и обязанностей секретаря чрезвычайно широк, и начинается он с того, что секретарь принимает телефонные звонки. В таких разговорах секретарь представляет компанию, и его манера общения влияет на имидж и руководителя, и компании в целом. Поэтому секретарю следует придерживаться культуры общения по телефону.
Планирование работы руководителя на предприятии, его встречи с партнерами, график приема посетителей, командировки, подготовка документации для совещаний, рассылка материалов и приглашений на конференции, — все это тоже работа секретаря. В загородных командировках секретарь занимается также бронированием жилья, проезда.
Секретарь-референт должен хорошо разбираться в документообороте предприятия, поскольку принимает входящие письма, готовит их к прочтению руководителем, обеспечивает распределение внутренних документов между службами.
Часто на секретаря возлагаются обязанности по жизнеобеспечению офиса: закупка канцтоваров, питьевой воды, обеспечение обедами и т.п.
Профессия секретаря-референта чрезвычайно важна для жизнедеятельности современного предприятия, она требует высокой профессиональной подготовки и наличия деловых качеств у кандидата на эту должность.
© Текст: Any Many, фото: pinterest.com, специально для женского журнала Lady Boss.
Перепечатка только с активной прямой ссылкой наladyboss.com.ua.
Опубликовано в рубрике 
Метки: 
